МегаФон – российская телекоммуникационная компания, предоставляющая услуги телефонной связи, доступа в Интернет и кабельного телевидения, — действует в 83 субъектах Российской Федерации, Таджикистане и Южной Осетии. Количество абонентов мобильной связи превышает 77 млн человек.
До 2016 г. каждый из филиалов имел собственный штат юристов, что приводило к искусственному созданию избыточных вертикальных связей и усложняло отчетность.
Сотрудникам департаментов приходилось разбираться с несистематизированными задачами и документами. Это отнимало много времени и тормозило процессы, требовалась автоматизация.
Согласно опросу PwC Legal и Legal Insight «Юристы в эпоху диджитализации» почти половина юридических компаний планирует в течение года приобрести программные продукты для автоматизации своих юридических процессов, а еще 32% запланировали провести автоматизацию до 2020 г.
Изучение и анализ системы для формирования заказчиком первых требований по настройке, сравнение с другими системами, представленными на рынке. Принимается решение о покупке продукта и переходек следующим ступеням внедрения.
Настраиваются ролевые модели, создаются карточки дел, шаблоны типовых документов для уменьшения трудозатрат по рутинным задачам — заявления, ходатайства на ознакомление с материалами дела, о переносе судебных заседаний, а также специфические формы отчетов — KPI, загруженность подразделений и т. д.
Массовое обучение пользователей базовому функционалу системы. Проводится Implementation менеджерами Case.one совместно со специалистами правовой функции ПАО «МегаФон», которые берут на себя вопросы административного и организационного характера.
Case.one развернут на оборудовании клиента, которое соответствует выставленным разработчиком требованиям, и система тестируется с полной рабочей нагрузкой на серверах, рассчитанных на 100+ пользователей. В процессе эксплуатации системы проверяется выполнение согласованных требований.
Финальный этап внедрения: все обязательства выполнены, внедрение завершено. Специалисты правовой функции ПАО «МегаФон» обучены основному функционалу Case.one и полностью перевели всю свою работу в единую систему.
Решение внедрить Case.one было принято для унификации и оптимизации процессов. Правовая функция выстроила взаимодействие со всей группой компаний: без дублирования процессов, без лишних затрат времени. А главное – при такой структуре все понимают, кто принимает решения, что ускоряет бизнес.
Автоматизация юридической работы позволяет экономить время на рутинных процессах, хранить накопленные знания в единой системе и динамически встраивать их в рабочий процесс всех юристов компании. Так мы можем поддерживать пиковую скорость принятия решений на рынке и оставаться лидерами в своей области.
На 50% меньше времени стало уходить на составление и обработку повторяющихся документов.
Внедрение системы автоматизации позволило сэкономить на рутинных процессах 34% рабочего времени специалистов.
Значения KPIs правовой функции в среднем повысились на 15 пунктов.
